Molto spesso in azienda sentiamo parlare di flusso di lavoro, anche se altrettanto spesso questo è definito in modo impreciso se non errato.
Che cosa si intende in realtà per “flusso di lavoro”? Come funziona un flusso di lavoro in base alla sua tipologia? E perché è importante?
Che cos’è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro può essere definito come una struttura, un processo end-to-end di azioni, che mette in relazione più persone, alloca le risorse ed è indirizzato al raggiungimento di un obiettivo specifico.
Solitamente si crea un flusso di lavoro per un team o un reparto, in quanto appunto la difficoltà sta nell’organizzare il lavoro di più persone contemporaneamente, con scambi tra una e l’altra.
Una classificazione diffusa divide i flussi di lavoro in 3 macro categorie:
1 Flussi di processo
Si tratta di quei flussi in cui si riesce a delineare precisamente ogni singolo passaggio, ogni lavorazione da effettuare, in relazione alla precedente e alla successiva. Questo è legato alla natura del lavoro stesso, standardizzato e prevedibile nei suoi elementi.
Un esempio è la costruzione di un prodotto finito, in catena di montaggio o più generalmente in una fabbrica. Il risultato del flusso di lavoro è sempre quello, definito in modo standard, perciò ogni evento è prevedibile.
2 Flussi di progetto
I flussi di progetto, pur essendo simili ai precedenti, ammettono una maggiore flessibilità, in quanto per raggiungere l’obiettivo finale potrebbero presentarsi eventi diversi dal solito. Soprattutto, si tratta di “prodotti” su misura per il cliente, per la produzione dei quali però ci sono operazioni standardizzate. Di conseguenza lo scheletro del flusso di lavoro può essere definito, ma le singole azioni operative possono cambiare di volta in volta.
Pensiamo per esempio alla realizzazione di un sito web: prima di iniziare sappiamo che il risultato finale sarà una piattaforma digitale di un certo tipo ma nel corso della sua realizzazione dovremo customizzare le operazioni per adattarci alla nostra committente.
3 Flussi basati sul caso
Questo ultimo caso è quello che rappresenta il maggior grado di incertezza, in quanto le azioni da intraprendere per raggiungere l’obiettivo possono variare molto. Man mano che si lavora si delineano le azioni che da intraprendere ma è molto difficile definirle in modo preciso a monte.
Un esempio più chiaro può essere quello degli interventi di supporto dei tecnici informatici, che a monte sanno solo che le loro attività saranno mirate a risolvere un problema. Tuttavia il problema presentato non è sempre lo stesso e le loro azioni saranno definite dalla situazione specifica che si trovano di fronte ogni volta.
Perché è importante definire un flusso di lavoro?
Il vantaggio principale dei flussi di lavoro sta nell’eliminare le incertezze: se si codificano bene le varie attività da svolgere e i compiti di ciascuno, si riduce il margine di errore. Se ogni passaggio è già predefinito non sarà necessario chiedersi come agire alla fine di un’attività o a chi spetterà quel compito.
Si semplifica il coordinamento delle attività, si migliora l’efficienza, si allocano meglio le risorse (l’incertezza infatti può spesso portare a sprechi soprattutto di tempo).
Un flusso di lavoro insomma rende tutto più efficiente aiuta in generale nell’organizzazione dell’azienda. Bisogna tuttavia stare attenti a non creare un flusso di lavoro troppo stringente che, invece di indirizzare le persone sul giusto percorso, le intrappoli in procedure vincolanti che non lasciano spazio alle necessità ad hoc.
Conclusioni
In sostanza, definire e adottare un preciso flusso di lavoro è molto importante in un’azienda. Occorre però capire quale tipo di flusso è più adatto a ogni attività, partendo dalla natura della stessa.
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