Quando si parla di azienda e di lavoro, il significato della parola delegare si spinge oltre ciò che pensiamo nella vita di tutti i giorni. Certamente si tratta di affidare ad altre persone, attività che altrimenti porteresti a termine tu. Ma oltre alle mere azioni, un manager che delega ai propri collaboratori, condivide le responsabilità e i meriti dei vari compiti e fa sì che altre persone partecipino alla crescita dell’azienda.
Quando e come delegare
In un ambiente complesso e in evoluzione come quello di un’azienda, ci possono essere vari motivi per cui diventa necessario delegare certi compiti. Allo stesso modo, non c’è un solo modo di fare questo.
Se il carico di lavoro diventa troppo pesante per una singola persona, questo porta irrimediabilmente a un peggioramento della qualità del lavoro stesso. Impegni che si accumulano, scadenze che non vengono rispettate, minor attenzione ai singoli compiti, riduzione della creatività. Queste sono solo alcune delle conseguenze negative che ci troviamo ad affrontare quando insistiamo nel voler portare a termine da soli un’attività troppo grande.
In aggiunta, quando un compito si rivela troppo difficile, diventa non solo utile ma indispensabile delegare questa attività a persone più formate, più esperte o con maggiore attitudine, che possono portare a termine il lavoro. Non c’è alcuna vergogna nell’ammettere di non essere in grado di compiere un’attività, al contrario dimostra maturità e fiducia nei propri collaboratori.
Oltre a capire quando è importante delegare, è fondamentale capire come farlo con efficacia. Concedere fiducia a dipendenti e collaboratori è un’attività che può essere fatta gradualmente, iniziando con l’affidare compiti semplici e basilari, aumentando poi il carico di responsabilità affidate. In questo modo la persona non si troverà di colpo sommersa di nuovi incarichi ma avrà la possibilità di imparare.
Inoltre, in un’azienda può essere utile stabilire tabelle e schemi che definiscano bene i ruoli di ognuno: questi documenti sono però suscettibili di modifiche nel tempo, così da evitare che le persone si fossilizzino su certe attività e si ottenga così sempre la migliore ottimizzazione. In più, questi strumenti fungono da punti di riferimento in caso di dubbi e difficoltà.
Infine, è importante condividere sia le responsabilità che i meriti: è giusto e importante essere riconoscenti nei confronti dei collaboratori ai quali si è scelto di affidare determinati compiti, in modo da confermare la fiducia e incentivare l’impegno.
I vantaggi di delegare
Affidare alcuni compiti ad altre persone può portare diversi vantaggi. In primis, nella specifica attività, può far sì che questa venga svolta in modo migliore, più concentrato e più efficace. Sfrutta le conoscenze e competenze dei tuoi dipendenti, potrebbero conoscere l’argomento molto meglio di te.
Inoltre, delegare le mansioni ci permette di concentrarci meglio su altri compiti magari urgenti o più importanti in quel momento, senza che le nostre energie e abilità vengano disperse e risultino insufficienti.
Un altro motivo per cui affidarsi ai propri colleghi o dipendenti può risultare estremamente utile è la condizione personale in cui possiamo trovarci in un determinato momento. Preoccupazioni, problemi di salute, stress, imprevisti sono tutte cause di un lavoro svolto in modo inefficace. In questa situazione, l’aiuto di un collega cui decidiamo di delegare certe attività può giovare a noi e all’azienda.
Conclusioni
Sappiamo che delegare non è facile. Tutti tendiamo a ritenerci in grado di affrontare i compiti anche più difficili e/o di farlo meglio rispetto ad altri. Tuttavia dobbiamo ricordare che l’aiuto di colleghi e collaboratori è fondamentale per noi stessi e per la nostra azienda.
Nell’attività di gestione delle risorse umane diventa importante capire bene questo concetto e metterlo in pratica. La nostra business unit CRU può aiutarti nella formazione dei tuoi dipendenti, ma anche nella tua stessa abilità di gestire le risorse.
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